Belgelendirme Prosesi ve Denetim Tipleri

TETKİK TİPLERİ

1. TARAF : Kendi sistemimizi bizim tetkikimizdir. (İç Tetkik)

2. TARAF : Ürün /Hizmet tedarik edenleri bizim tetkikimiz

3. TARAF : Bağımsız bir belgelendirme kuruluşu tarafından tetkik edilmek

Olarak uluslar arası literatüre uygun olarak verilebilir. Ayrıca bunun yanında proses , ürün tetkiki vb gibi tetkik türlerinden de bahsedilebilir.

GENEL HATLARIYLA III.TARAF BELGELENDİRME ( SERTİFİKASYON ) Denetimi Prosesi :

Görüldüğü gibi gibi belgelendirme firmalarının, yaptıkları tetkik 3.taraf tetkik olarak tanımlanmaktadır. Sistemini kurmuş ve uygulamaya almış olan firmaların Belgelendirilmesi aşağıda anlatılan işlem aşamalarından sonra gerçekleştirilebilmektedir :

1.Müracaat : Belgelendirilmek isteyen firma Belgelendirme kuruluşuna ,( ASB ) ait müracaat formunu doğru ve eksiksiz olarak doldurarak müracaat sırasında ISO 9001:2015 veya ilgili sistem ( ISO 14001 , OHSAS 18001 vb ) dokümanlarını ve istenen diğer ek evrakları hazırlayarak Belgelendirme kuruluşuna sunarak müracaatını yapar.

2.Teklif : Sistemini kurarak belgelendirilmek isteyen firmalar, öncelikle müracaat sonrasında ASB den fiyat teklifi alır.ASB ve diğer belgelendirme firmaları ise fiyatlarını belirlerken Belgelendirilecek firmada çalışan personel sayısına göre fiyatlarını belirlemektedirler. Firmanın büyük olması tetkik için daha fazla gün ayrılmasını vb gerektirdiği için tetkikin bütün proseslerinin gerçekleştirilmesinde öncelikli olarak çalışan sayısının bilinmesi gerekmektedir. Fiyat teklifinin kabulü halinde belgelendirilecek olan firma ile ASB arasında Belgelendirme Sözleşmesi yapılır.

3.Aşama 1 Tetkiki ( Doküman Tetkiki veya müşteri kuruluş sahasında ): Belgelendirme kuruluşuna ( ASB ) müracaat eden firma müracaat sırasında ilgili sistem / sistemlere ait Dokümanlarının bir örneğini de sunar. Belgelendirme kuruluşu tarafından görevlendirilen Baş Denetçi tarafından Sistem dokümanları incelenerek ilgili standart şartlarını karşılayıp, karşılamadığı veya bununla birlikte gerekli olması halinde kuruluş işyerinde yapılacak olan ve Aşama 2 tetkikine engel durum olup olmamasının değerlendirilmesi amacıyla kontrol edilir. Bu inceleme neticesinde şartlar karşılanmış ise firma denetim planına alınır. Karşılanamaması durumunda ise müracaat eden firmaya durum yazılı olarak raporlanarak eksikliklerinin gidermesi istenir. Firmanın eksikliklerini gidermesinden sonra denetim planına alınır.

4.AŞAMA 2 DENETİMİ PLANLAMA : Belgelendirme kuruluşu ISO 17021 şartlarına bağlı kalarak kuruluşun büyüklüğüne göre firmada uygulamaların yerinde görülmesi için gerekli olacak denetim süresini ve uygun denetçileri , tarihi belirler. Bu bilgiler firmaya ulaştırılarak teyidi istenir. Teyidin ardından ilgili tarihte denetim yapılır.

5.AŞAMA 2 DENETİMİ : Planlanan tarihte firma denetimi gerçekleştirilir.Denetim açılış toplantısı ile başlar. Daha sonra denetim programına uygun olarak ilgili departmanlar yerlerinde ziyaret edilerek sistem şartlarına ait dokümanlar ve uygulamaları denetçiler tarafından incelenir. Bütün standart maddeleri ve departmanların tetkikinin ardından denetçiler var ise bulgularını değerlendirerek Belgelendirme için olumlu veya olumsuz olarak tavsiye kararını verir. Bu karar kapanış toplantısı vasıtası ile firmaya da aktarılır.Denetim ekibinin verdiği karar majör hata olması nedeni ile takip tetkiki talebi yapılması ise ilgili uygunsuzlukların düzeltilmesi talep edilir. Denetim ekibinin verdiği karar, olumlu ise veya uygunsuzlukların giderilmesi, bunun belgelendirme kuruluşu tarafından teyit edilmesinin ardından ( takip tetkiki veya tetkik sırasında yapılan düzeltmeler , düzeltmelerin belgelendirme kuruluşuna ulaştırılması ve bunun doğruluğunun onaylanması ) belgelendirme kuruluşunun iç prosedürü işlemeye başlar.Denetim ekibinin verdiği tavsiye kararı Belgelendirme Komitesi tarafından da rapor ve ekleri incelenerek değerlendirilir.Komite kararının olumlu kararı ile kuruluş belge almaya hak kazanır.

6.SÖZLEŞME : Raporların ilgili komite tarafından incelenerek onaylanması durumunda sertifikalar hazırlanarak firma ile Belgelendirme Sözleşmesi yapılır ve ilgili sistem belgesi firmaya sunulur.Belgeler ve sözleşme üç yıl geçerli olup bu süre içerisinde Belgelendirme kuruluşu tarafından yılda en az 12 ayda 1 defa Gözetim Tetkiki, yapılarak sistem şartlarının devamlılığının takibi yapılır. Bu tetkikin sonuçları ve sözleşme şartları baz alınarak bu çalışmalar devam ettirilir.

7. BELGE YENİLEME: Belge geçerlilik süresi dolmadan bir iki ay önce, belge sahibi firma başvuruda bulunarak, belge süresinin uzatılmasını talep eder. Bu durumda belgenin denetimi yapılır ve belge geçerlilik süresi üç yıl daha uzatılır.