Kayıt Nedir ?

Kayıt genel olarak elde edilen sonuçları beyan eden veya gerçekleştirilen faaliyetin delilini sağlayan dokümandır. Yönetim sistemlerinde bu daha çok kalite kaydı şeklinde ifadesini bulmaktadır.

Yönetim sisteminde yer alan kayıtların tanımlanması , saklama sürelerinin belirlenmesi , gerekli olması halinde arşiv şartlarının belirlenmesi ve arşiv saklama sürelerinin tariflenmesi gerekmektedir. Kalite kayıtları bozulmadan muhafaza edilebilmeli ve gerektiğinde kolay ulaşılabilir olmalıdır. Ayrıca kalite kayıtları kağıt ortamında olduğu gibi bilgisayar ortamında da tutulabilmektedir. Bu durumda bilgisayar ortamında tutulan kayıtlar içinde yedek alma şartları ve periyodu vb tanımlanmalıdır.

Kayıtlar yapılan bir işin sonucunu ortaya koyar ve o an yapılan işin sonucunu yansıtır. Genellikle işin sonucuyla birlikte o işi yapan ve işin yapıldığı tarih bilgisi de beraberinde kayıt altına alınır.

Doküman ve kayıt birbiriyle karıştırılan kavramlardır. En önemli farklarından bazıları şöyledir : doküman bir işi bir metodu tarif eder , kayıt ise o işin yapılışı sonrasında o anki o işin uygulanmasına ait sonucu gösterir. Dökümanlar gerektiğinde revize edilebilir , ancak kayıtlar o an yapılan işin sonucunu ifade eder ve revize edilemezler.

Daha iyi anlaşılabilmesi amacıyla örnek verecek olursak : Mesela üretim yapan bir işletme düşünelim. Bu işletmede bir çok faaliyete ait metot prosedür olarak tanımlanmış olsun. Muayene deney metotlarının izah edildiği bir Muayene Deney prosedürü düşünelim. Kalite kontrolü yapan sorumlu bu prosedüre göre testleri nasıl yapacağını öğrendi ve uygulamaya geçti. Testleri yaptı ve mesela Kalite Kontrol Formu olarak tanımlanmış olan form üzerinde yaptığı testlere ait sonuçları işledi. Sonra bir başka gün yine aynı şeyleri yaptı … Zaman içinde test metodu değiştiği için Muayene Deney prosedürü revize edildi diyelim. Sonrasında yeni şartlara göre testler yapılmaya devam edilir. Ancak revizyon öncesinde yapılmış testlere ait Kalite Kontrol Formlarına gidip eski sonuçları silip veya değiştirip bir işlem yapılamaz. Yapılacak olan şey revizyon sonrasında aynı formu kullanıp yeni testlere ait sonuçlar için yeni formlara test sonuçlarını kayıt etmek olacaktır.