Belgeli Kuruluş Talimatı

Önemli: Bu talimat müşteri kuruluşlarla yapılan belgelendirme sözleşmesinin ayrılmaz bir parçasıdır.

1.AMAÇ

Bu talimatın amacı ASB müşterisi kuruluşlara belge kullanımı , sözleşme şartları hakkındaki detayların ve kuralların aktarılmasıdır.

2.TANIMLAR

3.İLGİLİ DOKÜMANLAR

          Kuruluş Yönetim Sistemi Belgesi

          Belgelendirme Sözleşmesi

4.UYGULAMA

4.1BELGELENDİRME ŞARTLARI:

A- Aşama 1 Denetimi

Kuruluşun Belgelendirme Teklifi / Sözleşmesi Formunu onaylaması ile ASB Belgelendirme Faaliyetini başlatır.ASBfaaliyetleri neticesinde ilk yıl belgenin kuruluşa sunulmasından önce bu sözleşme karşılıklı olarak imzalanarak yürürlüğe girer. Madde 2 de belirtilen ilgili yönetim sistemi standartına göre  belgelendirme faaliyeti Ulusal ve Uluslararası belgelendirme kurallarına göre yapılır. Kuruluşun Belgelendirme Teklifi / Sözleşmesi Formunuonaylamasını müteakip 3 ( üç ) gün içinde Kuruluş denetime girecek Yönetim Sistemine ait Dökümantasyonu yazılı veya elektronik kayıt ortamında ASB ye ulaştırır. ASB tarafından denetim bilgileri Kuruluşa gönderilir. Kuruluş tarihi teyid eder ve Sözleşme Madde 7 ‘de yazılı “Aşama 1 – Aşama 2 Denetimi ( Belgelendirme ) Bedeli’’ ücretini ASB ye öder. ASB tarafından EA/NACE kodu ve Risk Durumuna göre  Aşama 1 Denetiminin kuruluş adresinde veya ASB ofisinde yapılmasına karar verilir.ASB bir “Baştetkikçi” atayarak dökümantasyon incelemesini , yasal izinler vb yide içeren Aşama 1 Denetimini kuruluş yerinde veya ASB ofisinde gerçekleştirir.Baş tetkikçi tarafından yapılan incelemelere göre “Aşama 1 Denetim Raporu” hazırlanır. Herhangi bir uygunsuzluk durumunda Kuruluş bilgilendirilerek Düzeltici Faaliyet istenir. Düzeltici faaliyet / faaliyetler en geç 2 ay içerisinde giderilmelidir. Aksi takdirde kuruluşun yeniden müracaat etmesi gerekir.

ASB tarafından gerçekleştirilen Aşama 1 Denetiminden sonra , dokümanlarda vb  söz konusu olabilecek değişiklikler, belgelendirme denetimi öncesinde tamamlanmalı ve ASB ofisine kuruluş tarafından ulaştırılmalıdır.

Aşama 1 denetiminde yönetim sistemini etkileyecek önemli değişiklikler olursa, Aşama 1 denetiminin  tamamının veya bir kısmının tekrarlanması gerekebilir. Aşama 1’in sonuçlarının Aşama 2’yi ertelemeye veya iptal etmeye yol açabilir.

 B- Aşama 2 Denetimi / Belge Yenileme Denetimi

Saha Denetimi veya ofisde yapılan aşama 1 tetkikinde görevlendirilen baş tetkikçi tarafından sunulan raporda kuruluşun Aşama 2 Tetkikine hazır olduğu bilgisinin alınmasından sonra ASB tarafından Aşama 2 Denetimi programa alınır ve kuruluşla teyitleşilen tarihte Aşama 2 denetimi gerçekleştirilir.Yapılan denetim sonunda ASB denetim ekibinin verdiği tavsiye kararı ve akabinde Belgelendirme Komitesi nin verdiği nihai karara göre kuruluşun belge almasına engel teşkil eden bir uygunsuzluk yok ise belge alması durumu belirlenir.Kararın olumlu olması halinde kuruluş belgelendirilir.Kuruluşun 3 yılı doldurmasının ardından  ASB tarafından belge yenileme denetimi gerçekleştirilir.Belge yenileme tetkiklerinde Aşama 1 tetkiki yapılmamaktadır.Belge yenileme tetkikinin olumlu neticelenmesi durumunda ASB tarafından kuruluş için kullanım süresi 3 yıl olan yeni bir sertifika düzenlenir.

Aşama 2 Denetimi / Belge Yenileme Denetimi sırasında ve bütün tetkiklerde ve ön hazırlıklarda Kuruluş ASBgörevlilerine gereken ilgi ve yardımı göstermek zorundadır. Denetim sırasında Kuruluş, ASB görevlilerine  çalışma kolaylığı, gerekli ise rehber, gerekli ise personel koruyucu ekipman, gerekli ise koruyucu sağlık ekipmanı sağlayacak ve gerekli doküman ve kayıtları denetim programını aksatmayacak şekilde kısa sürelerde temin edecektir.

C- Gözetim Denetimleri

Kuruluş, yılda en az bir defa ( 12 ayda 1 kez ) Gözetim Denetimi için ASB ye tarih teyidi vermek zorunluluğundadır. ASB tarafından denetim bilgileri Kuruluşa gönderilir. Kuruluş tarihi teyid eder ve Sözleşme Madde 7 ‘de yazılı “ Gözetim Denetimi ve Yıllık Belge Kullanım Bedeli ’’ ücretini ASB ye öder. Bunun üzerine ASB tarafından  Saha Tetkiki gerçekleştirilir.Bu denetim içinde madde B ‘ de belirtilen “ Belgelendirme Denetimi ” kuralları geçerlidir.

D- Düzeltici Faaliyet ve Takip Denetimi:

Aşama 1- 2 Denetimi / Belge Yenileme Denetimi veya Gözetim Tetkiklerinde Uygunsuzluk(ların) tesbiti halinde  uluslar arası akreditasyon kurallarına göre Kuruluştan “Düzeltici Faaliyet” istenir. Düzeltici Faaliyet, tesbit edilmiş uygunsuzluğun durumuna göre gerekli doküman veya kayıtların ASB ye belirlenen süre içinde ulaştırılması ile veya “ Takip Denetimi ”yapılması ile kapatılır. Takip denetimi yapılıp yapılmamasına Tetkik Heyeti karar verir.Takip denetimi yapılması halinde yine madde B ve madde C de belirtilen denetim kuralları ve kronolojisi geçerlidir.Denetimde daha önce tespit edilen uygunsuzluklar başta olmak üzere etkilenen diğer standart maddeleride denetlenir.

Aşama 2’nin son gününden sonra 6 ay içerisinde herhangi bir majör uygunsuzluk için gerçekleştirilecek düzeltme ve düzeltici faaliyetin yerine getirildiği doğrulanamazsa, belgelendirme tavsiyesinden önce yeni bir Aşama 2 denetimi gerçekleştirilir.

 

4.2BELGELENDİRME:

 Aşama 2 / Belge Yenileme denetiminin sonucunda kuruluşa ait Sözleşme Madde 2 de belirtilen yönetim sisteminin standarda uygunluğunun tespit edilmesi durumunda kuruluşunuz ilgili yönetim sistemi belgesini almaya / yenilemeye hak kazanacaktır.Belgenin düzenleme süresi, normal şartlarda yapılacak olan belgelendirme / belge yenileme denetiminin olumlu geçmesinden sonra ortalama 7 gündür.

4.3 GENEL ŞARTLAR:

Kuruluş Yasal, ticari veya kuruluşun statüsü veya mülkiyeti , Kuruluş ve yönetim (kilit yönetici, karar alma ve teknik kadro gibi), İletişim adresi ve sahalar, Belgelendirilmiş yönetim sistemi altındaki işlemlerin kapsamı, Yönetim sistemi ve proseslerdeki büyük değişiklikleri ASB ye en geç 1 ay içerisinde bildirmek zorundadır.

Kuruluş, belgeyi, ASB ‘nin itibarını zedeleyecek bir şekilde kullanmayacak ve ASB ‘yi yetkisiz kılacak veya yanlış yola sevk edecek açıklamalar yapmayacaktır.

Kuruluş belgeyi sadece ilgili yönetim sisteminin belirlenmiş standartlara veya diğer standart özelliğindeki dokümanlara uygunluğunu belirtmek için kullanacak, belgeyi bir ürün veya hizmetin ASB tarafından onaylandığını göstermek amacıyla kullanmayacaktır. Kuruluş, sadece belgelendirildiği alanla ilgili olarak belgelendirildiğini iddia edebilecektir.

Kuruluş, hiçbir belgelendirme dokümanını, raporunu veya logoları ya da bunların bir kısmını yanıltıcı tarzda kullanmayacaktır.

Kuruluşun belgelendirme kapsamını daraltması halinde bütün reklam vb malzemelerini yeni kapsama uygun olarak değiştirmek durumundadır.

Kuruluş belgelendirmenin belgelendirme kapsamı dışındaki faaliyetlere uygulandığı izleniminin verilmemesini sağlayacaktır.

Kuruluş almış olduğu belgeyi belgelendirme kuruluşuna veya belgelendirme sisteminin itibarına gölge düşürecek ve kamu güvenini kaybettirecek tarzda kullanmayacaktır.

Kuruluş gerektiğinde akreditasyonun tetkiki kapsamında bir gözlem tetkikinin ( akreditasyon kurumunun belgelendirme / gözetim tetkikine gözlemci göndermesi ) yapılmasına izin verir.

Kuruluş belgelendirme sözleşmesini imzalayarak Türkak ve Jas-anz Akreditasyon kurumlarının politikalarını, prosedürlerini, kurallarını vb. kabul eder. Akreditasyon kurumlarının erişim ve işbirliğine uymayı kabul eder.

Belge, belgede adı geçen kuruluşun mülkiyetinde olup, hiçbir şekilde başka bir kurum ya da tüzel kişiliğe devredilemez. Belgenin 3. şahıslarca haksız yere kullanımından doğan sorumluluk kuruluşa aittir.

ASB belgelendirmenin esas alındığı standart şartlarında veya kuruluşuda etkileyen kendi sistemindeki değişikliklerin olması halinde en kısa zamanda bu değişiklikleri web sitesinde duyurarak veya mail , yazı vb yöntemlerle haberdar etmek zorundadır.

ASB belgelendirme gizlilik arz eden bilgiyi kanuni olarak veya yetkililerle yapılan sözleşme düzenlemeleri ile verilmesi istendiği durumda(mahkemelerce vb.durumlar), kanunla yasaklanmamışsa ilgili müşteri veya kişiye, sağlanan bilgi hakkında bildirimde bulunur.

Kuruluş yaptığı değişiklikleri ASB‘ ye bildirmek ile yükümlüdür.Bunlar;

– Kuruluşun organizasyon ve yönetim değişiklikleri,

– Kuruluşun adres, unvan, çalışma kapsamı değişmesi,

– Kuruluşun iflası veya belge kapsamındaki faaliyetlerine son vermesi,

– Kuruluşun yönetim sistemi ve proseslerindeki büyük değişiklikler,

ASB ye bildirmemesi halinde, kuruluşun sertifikası geçerliliğini yitirecek. Bu durum kuruluşa yazılı olarak bildirilecektir. Şayet değişiklik denetim gerektirmeden gerçekleşecek bir durum ise (unvan değişikliği gibi) kuruluştan alınacak yazılı bildirim ile sertifika yeniden düzenlenebilir. Ancak değişiklik denetim gerektiren bir durum ise (adres/kapsam değişikliği gibi) kuruluştan alınacak yazılı bildirim sonrası kısa süreli bir denetim gerçekleştirilerek, olumlu bulunması halinde sertifikanın yeniden düzenlenmesi sağlanacaktır.

4.4 BELGENİN ASKIYA ALINMASI VE İPTALİ:

Kuruluşa bu sözleşme ile verilen belge ASB mülkiyetinde olup,  hiçbir durum ve şartta üçünçü bir kişi veya kuruluşa devredilemez ve aşağıda belirtilen durumlarda ASB tarafından askıya alınabilir veya iptal edilebilir;

4.4.1 Askıya Alma :

 – Kuruluşun yapılacak olan en yakın denetimden 4 ay önce yazılı talebi

– Kuruluşun sertifika ve logo kullanım kurallarına uymaması

– Kuruluşun mali yükümlülüklerini yerine getirmemesi

– Tetkiklerde tespit edilen uygunsuzluklara karşı kuruluşun kayıtsız kalması

Halinde kuruluşun belgesi askıya alınır.Bu durum ASB tarafından kuruluşa yazılı olarak tebliğ edilir.Karar tebliğinden sonra kuruluş sertifika / logo kullanımını durdurmak ve sertifika ile eklerini 15 gün içerisinde ASB ye iade etmek zorundadır.Aksi halde yazılı olarak ikaz edilir.Buna rağmen iade edilmez ise ASB tarafından yasal yollara müracaat edilir.Askı süresi boyunca kuruluş sertifikaya ait haklardan faydalanamaz.Askı süresi 6 aydır.Özel durumlar için bu süre Belgelendirme Komitesi kararı ile uzatılabilir.

4.4.2 Belgenin İptali , Sözleşmenin Feshi :

Sözleşmenin feshedilmesi , belgenin geri çekilmesi – iptali Belgelendirme Komitesi nin yetkisindedir.

– Verilen askı süresi sonuna kadar kuruluşun tetkikin gerçekleşmesine müsaade etmemesi

– Askı halinin kaldırılması için gerçekleştirilen faaliyetlerde ( tetkik , doküman inceleme vb ) kuruluşunuygunsuzluklarını öngörülen sürelerde kapatmaması

– Kuruluşun belgeyi kapsamında belirtilen ürün veya hizmetten farklı alanlarda kullanması

– Kuruluşun denetimlerde eksik ve yanıltıcı bilgiler vermesi

– Kuruluş tarafından Sertifikanın yanıltıcı ve haksız kulllanımı

– Kuruluş tarafından Sözleşmenin 7. Maddesinde belirtilen Belgelendirme, yıllık belge kullanım ve tetkik bedellerinin ve bu bedellere ait yasal K.D.V.nin Kuruluş tarafından fatura kesim tarihinden itibaren 30 iş gününde ASB ye ödenmemesi halinde,

– Yapılan denetimlerden herhangi birinde kuruluşta , Belgelendirilmiş Yönetim Sistemi’nin uygulanmadığı veya Sistemin uygulanmasına halel getiren bir büyük uygunsuzluğun tesbiti halinde,

– Kuruluşun belgede belirtilen tesis adresinde bulunmaması sonucu

– Sözleşmede yazılı hükümlerin Kuruluş tarafından ihlal edilmesi

– Kuruluşun belge ve/veya eklerinde tahrifat yapması

– Kuruluş tarafından gözetim denetimlerine süre belirtmeksizin erteleme talebinde bulunması veya gözetim tetkikinin iptali talebinde bulunması

– Kuruluşun yapılacak olan en yakın denetimden 4 ay önce yazılı talebi

– Kuruluşun, Belgelendirme yıldönümüne en geç dört ( 4 ) ay kala ASB ye yazılı müracaatı ( Sözleşmede belirtilen koşullar çerçevesinde )

– Yasal grev, Lokavt v.b gibi çalışmayı engelleyen mücbir sebepler oluşması üzerine Kurulusun yazılı müracaatı halinde

– Deprem, yangın, sel, su baskını v.b gibi çalışmayı engelleyen doğal afetler sonucu Kuruluşun yazılı müracaatı halinde

Halinde ASB tarafından kuruluşun belgesi iptal edilip sertifikası geri alınır ve sözleşme feshedilir.

Kuruluş sertifikanın geri alınması ve sözleşmenin feshi kararının tebliğinden itibaren sertifika ve logonun kullanımını derhal durdurmak ve sertifikayı / sertifikaları 15 gün içerisinde ASB ye iade etmek zorundadır.Bu durumda ASB begeli firmalar listesinden kuruluşu çıkararak iptali kamuoyuna duyurusunu web sitesi aracılığıyla yapar.Kuruluş bu aşamadan sonra 30 gün dolmadan yeni müracaat yapamaz.Bu şekilde yapılan yeni müracaatlar durumunda ASBtarafından işlemler ilk müracaatta olduğu gibi uygulanır.

4.5 BELGENİN KULLANIMI / MARKA ve LOGO KULLANIMI:

 Kuruluş Belgesini, ve “ Belgeli Kuruluş ” ünvanını ifade eden marka ve logoların kullanımını kendisine verilecek Logo Kullanım Talimatına göre ( veya bkz.www.asbcert.com.tr ) kullanmayı, ticaret ve rekabet kurallarına aykırı olarak kullanmamayı kabul ve taahhüt eder. Belgenin, Marka ve Logonun aykırı kullanımından doğan sorumluluklar tamamen Kuruluşa aittir.

4.6 TAZMİNATLAR:

Kuruluşun belge ( sertifika ) nin kazandırdığı menfaatleri kullanarak ASB yi maddi zarara sokması halinde belgelendirme bedelinden az olmamak üzere ASB tarafından maddi tazminat davası açılması kararlaştırılabilir.Ayrıca bunun yanında ASB yine belgelendirme bedelinin on katı oranında manevi tazminat davası açma hakkını saklı tutar.

ASB tarafından yapılan denetimlerde denetim ekibi üyelerinin kuruluş malzeme – ekipmanı vb ye zarar vermesi durumunda ASB karşılıklı mutabakat ile kuruluşun zararını tazmin etmek için gerekli önlemleri alır.

4.7 İTİRAZLAR VE ŞİKAYETLER:

 ASB sistem belgelendirme faaliyetleriyle ilgili itirazlar ve şikayetler kuruluş tarafından denetimler sonrasında, denetim raporları, denetim ekibi, denetim içeriği v.b. hususlarda itiraz ve şikayetler yazılı ve sözlü olarak yapılabilir. Gerçekleşen denetimler hakkında yapılan tüm şikayetler, gerekli olması halinde itiraz ve şikayet değerlendirme komitesi toplantı gündeminde ele alınır.

Toplantı sonrasında alınan kararlar yazılı olarak ilgili kuruluşlar ve denetim ekipleri üyelerine bildirilir. İlgili kararlar çerçevesinde gerek düzeltici/ önleyici faaliyetler başlatılır.İtiraz ve şikayet değerlendirme komitesinin aldığı karar son karardır.Bu karara kuruluşun itirazı olması halinde ise Sözleşme Madde 9 geçerlidir.

Kuruluş hakkında yapılan şikayet ve anlaşmazlıklar ;

Kuruluşla ilgili şirket web adresine veya ASB yazılı veya sözlü yapılan şikayetler için öncelikle kuruluşa bu durum yazılı olarak bildirilir ve ilgili düzeltici faaliyetlerini 1 ay içerisinde ASB ye  yazılı bildirmesi istenir.

Kuruluştan gelen bilgiler, yazılı olarak şikayeti yapan şahıs ve / veya kuruluşa aktarılır ve bilgi edinilmesi sağlanırak ilgili bütün faaliyetler ASB tarafından takip edilir.ASB tarafından gerek görülmesi halinde kuruluşa bu durumda habersiz denetim yapılabilir.Yapılan bu denetime ait masraflar kuruluşa fatura edilir.

ASB, sertifikalandırdığı müşterisine kısa süre içerisinde haber vererek yada haber vermeden denetim gereçekleştire bilir. Kısa süre içerisinde haber verilek yapılabilecek denetimler; değişiklikleri ele almak için, askıya alınan müşteriyi takip etmek için, şikayetleri değerlendirmek gibi konular için yapılan kısa süreli denetimler olabilir. Haber verilmeden yapılabilecek denetimler; yasal şartların ihlalinin tespiti, doğaya karşı suç işlendiğinin tespiti, insan sağlığının riske atılması ve hayati tehlike yaratabilecek durumların oluştuğunun tespiti ve benzeri durumların adına iletilen şikayetlerin değerlendirilmesi için yapılan habersiz denetimler olabilir. Müşterinin denetim ekibine itiraz fırsatı bulamayacağı için denetim ekibinin oluşturulmasına tarafsızlık, gizlilik ve konu hakkındaki yeterlilik başta olmak üzere ekip atamasına özellikle dikkat edilir.

Bu talimat kuruluşlara Belgelendirme Sözleşmesinin eki olarak Kontrolsüz dağıtım ile verilir. Veya ASB web sitesinde kamu ile paylaşılarak kuruluşların bilgilendirilmesi sağlanır.