Yeni Kurulan Bir Şirket Ne Zaman ISO 9001 Belgesi Alabilir?

Yeni açılan bir işletmede ilk odak çoğu zaman satış, ekip kurma ve iş akışını oturtma tarafında olur. Yine de kurumsal yapı erken dönemde güçlü kurulsun isteniyorsa kalite yönetim sistemi geciktirilmeden gündeme alınabilir. Merak edilen asıl nokta ise şudur: Daha çok yeni olan bir firma belgelendirme sürecine hemen girebilir mi? Kısa yanıt evet, girebilir. Fakat takvim şirket yaşından çok sistemin ne kadar kurulduğuna, ne kadar uygulandığına ve denetimde gösterilecek kayıtların oluşup oluşmadığına göre şekillenir. Belgelendirme tarafında aranan şey tabelanın kaç aydır asılı olduğu değil, işleyişin gerçekten çalıştığını gösterebilen bir düzenin kurulmuş olmasıdır.

Yeni Şirketlerde ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Kurulum Süreci

ISO 9001 sertifikası olan yeni bir şirket, kalite yönetim sistemini kurup işletmeye başladığı andan sonra belgelendirme yoluna girebilir. Süreçte kritik eşik, prosedürlerin yazılmasıyla sınırlı kalmaz. Uygulamanın sahada karşılık bulması, kayıt üretmesi ve iç denetim ile yönetim değerlendirmesinden geçmesi gerekir. İlgili belgelendirme açıklamalarında sistem kurulduktan sonra uygulamanın test edildiği, ardından iç denetimler ve yönetim gözden geçirmesi tamamlandıktan sonra belgelendirme denetimine girildiği anlatılıyor. Pratikte bazı belgelendirme kuruluşları kalite yönetim sisteminin en az üç ay çalıştığına dair kayıt görmek istiyor. Yeni şirketler için gerçek zaman çizelgesi çoğu durumda birkaç haftadan değil, hazırlık olgunluğuna bağlı birkaç aydan oluşuyor. Erken davranmak isteyen girişimler için sevindirici taraf şu. İlk yılın sonunu beklemek gibi sabit bir zorunluluk yok. Süreçler tanımlanmışsa, görevler netleşmişse, müşteri talepleri kayıt altına alınıyorsa ve şirket kendi iç kontrolünü yapabilecek noktaya geldiyse denetim hazırlığı başlayabilir. Küçük ekipli firmalarda karar alma hızlı ilerlediği için hazırlık bazen daha akıcı da olabilir. Burada asıl mesele aceleyle belge almak değil, belge alındıktan sonra sürdürülebilecek bir düzen kurmaktır.

Yeni Kurulan Şirketin Hazır Olduğu Nasıl Anlaşılır?

Hazır olma hali, tek bir dosya klasörüyle anlaşılmaz. Şirket içinde kalite politikası, hedefler, süreç akışları, görev dağılımları ve kayıt düzeni belirli bir düzene oturmuş olmalı. Sipariş alma, teklif hazırlama, satın alma, üretim ya da hizmet sunumu, müşteri geri bildirimi ve uygunsuzluk takibi gibi adımlar fiilen işliyor olmalı. Denetime giren ekip, sadece ne yapmayı planladığını değil, neyi nasıl yaptığına dair kanıtları da gösterebilmelidir. Belgelendirme açıklamalarında denetim ekiplerinin dokümantasyonu ve uygulamaları birlikte incelediği net biçimde aktarılıyor. Yeni şirketlerde sık görülen bir yanılgı, hazır şablonlarla süreci tamamladığını düşünmektir. Denetimde aranan şey kağıt üzerindeki güzel anlatım değil, günlük işleyiş ile yazılı sistem arasındaki uyumdur. Müşteri şikayetleri nasıl ele alınıyor, hata olduğunda kim kayıt açıyor, düzeltme adımı nasıl izleniyor, yönetim hedefleri hangi veriye bakarak değerlendiriyor gibi başlıklar gerçekten yaşıyorsa hazırlık seviyesi yükselmiş sayılır. Böyle bir yapı, belge için değil, şirketin kendi dengesi için de kıymetlidir.

İç Tetkik Ve Yönetim Gözden Geçirmesi Neden Kritik?

Belgelendirme öncesinde en çok ağırlık taşıyan iki adım iç tetkik ve yönetim gözden geçirmesidir. İç tetkik, şirketin kendi sistemine dışarıdan bakması gibi çalışır. Eksik kalan kayıtlar, sahada işlemeyen kurallar, unutulan riskler ya da görev karışıklıkları burada daha net görünür. Yönetim gözden geçirmesi ise üst yönetimin sistemin performansını değerlendirdiği, hedeflere bakıp karar verdiği aşamadır. Belgelendirme süreci anlatımlarında iki adımın da denetimden önce tamamlanması gerektiği açık şekilde belirtiliyor. Yeni şirketler açısından güzel taraf şu. İç tetkik ve yönetim değerlendirmesi sadece formalite değildir. Henüz yolun başındaki bir ekip için nerede zorlanıldığını, hangi sürecin ağır ilerlediğini, hangi kaydın düzenli tutulmadığını görme fırsatı verir. Denetim öncesi yapılan çalışma, aslında şirketin kendi aynasına bakmasıdır. O ayna temizse denetim günü de daha rahat geçer.

ISO 9001 Sertifikası Denetim Aşaması

İlk belgelendirme denetimi iki aşamalı ilerler. Aşama 1 tarafında dokümantasyon, kapsam, hazırlık seviyesi ve denetime uygunluk değerlendirilir. Aşama 2 tarafında ise sistemin sahada gerçekten uygulanıp uygulanmadığına bakılır. Belgelendirme süre planına dair yayımlanan talimatta ilk denetim için toplam sürenin en fazla yüzde 30’unun Aşama 1 tetkikine ayrıldığı, kalan kısmın Aşama 2 için planlandığı belirtiliyor. Uluslararası akreditasyon ilk denetimin Stage 1 ve Stage 2 toplamından oluştuğu, süre planının personel sayısı, faaliyet riski ve kapsam gibi unsurlara göre hesaplandığı anlatılıyor. Şirket yeni kurulmuş olsa da denetim mantığı değişmez. Küçük firma daha kısa denetlenir diye düşünmek her zaman doğru olmaz. Faaliyet alanı karmaşıksa, saha sayısı fazlaysa ya da risk düzeyi yüksek iş yapılıyorsa denetim süresi uzayabilir. İnşaat, sağlık, gıda ya da ilaç gibi risk seviyesi yüksek alanların daha fazla denetim zamanı gerektirebildiği uluslararası rehberde de açık şekilde yer alıyor.

ISO 9001 Belgesi İle Diğer Sistemler Birlikte Planlanabilir Mi?

Yeni kurulan şirketler bazen kalite sistemini tek başına değil, başka yönetim sistemleriyle birlikte kurgulamak ister. Çevresel etkisi belirgin faaliyetlerde iso 14001 sertifikası ile entegre yapı kurmak mantıklı olabilir. Yine de ilk aşamada fazla yük almak yerine, şirketin ana süreçlerini oturtup sonra genişlemek çoğu zaman daha sağlıklı ilerler. Entegre sistem kurulabiliyor olması güzel bir avantajdır, fakat her standardın ayrı kayıt disiplini ve ayrı denetim derinliği olduğunu unutmamak gerekir. Kalite sistemi erken dönemde kurulduğunda teklif süreçlerinden müşteri memnuniyetine kadar pek çok başlık daha düzenli ilerler. Belge tek başına ticari mucize yaratmaz, fakat yönetim dilini netleştirir. Yeni şirketlerde güven inşa etmek zaman alır. Tutarlı süreçler ise güveni hızlandıran sessiz bir güç haline gelir.

Yeni Şirket İçin ISO 9001 Sertifikası Ne Zaman Alınmalı?

Yeni kurulmuş bir işletme denetime girmeden önce şu başlıklara bakılması gerekir:

• Süreçler yazıldı mı ve günlük işleyişte gerçekten kullanılıyor mu
• Kayıtlar oluştu mu
• İç tetkik tamamlandı mı
• Yönetim gözden geçirmesi yapıldı mı
• Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet mantığı işliyor mu
• Kapsam net mi ve başvuru doğru alana göre mi yapılıyor
• Akredite belgelendirme kuruluşu seçildi mi

Yeni bir şirket için doğru zaman, takvimde rastgele seçilen bir ay değil, sistemin ayakta durabildiği dönemdir. İşleyiş oluşmuş, kayıtlar birikmiş, iç kontrol yapılmış ve ekip neyi neden yaptığını biliyorsa belgelendirme kapısı açılmış sayılır. Böyle bakıldığında yeni bir şirketin beklemesi gereken şey yaş almak değil, kendi düzenini gerçek anlamda kurmaktır.